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総会を開催した際、その議事について書面または電磁的記録をもって議事録を作成しなければなりません。
議事録に記載すべき事項は次のとおりです。

1. 要 旨

総会の議事については議事録を作成しなければならない。(協同組合法第53条の4、団体法は組合法を準用する。)

議事録には次の事項を記載することが必要である。

〈議事録記載事項〉
(1)招集年月日
(2)開催の日時及び場所
(3)理事・監事の数および出席理事・監事の数ならびにその出席方法
(4)組合員数および出席者数ならびにその出席方法
(5)出席理事の氏名
(6)出席監事の氏名
(7)議長の氏名
(8)議事録の作成に係る職務を行った理事の氏名
(9)議事の経過の要領およびその結果
(議案別の議決の結果、可決、否決の別及び賛否の議 決権数)
(10)監事が、総会において監事の選任、解任もしくは辞任について述べた意見、総会提出資料に法令、定款違反もしくは、著しく不当な事項があるとして総会に報告した調査の結果または総会において述べた監事の報酬等についての意見の内容の概要
(11)監事が報告した会計に関する議案または決算関係書類に関する調査の結果の内容の概要
※(10)中の「総会提出資料に法令、定款違反もしくは、著しく不当な事項があるとして総会に報告した調査の結果」は、監事に業務監査権限を与える組合における場合であり、(11)は、監事の職務を会計に関するものに限定する組合における場合である。

2. 根拠法規

協同組合法第53条の4(中小企業等協同組合法施行規則第5条の2)

(総会の議事録)

第五十三条の四 総会の議事については、主務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。
2 組合は、総会の会日から十年間、前項の議事録を主たる事務所に備え置かなければならない。
3 組合は、 総会の会日から五年間、第一項の議事録の写しをその従たる事務所に備え置かなければならない。ただし、当該議事録が電磁的記録をもつて作成されている場合でえあつて、従たる事務所における事項第二号に掲げる請求に応じることを可能とするための措置として主務省令で定めるものをとつているときは、この限りでない。
4 組合員及び組合の債権者は、組合に対して、その業務取扱時間内は、いつでも、次に掲げる請求をすることができる。この場合においては、組合は、正当な理由がないのにこれを拒んではならない。
一 第一項の議事録が書面をもつて作成されているときは、当該書面又は当該書面の写しの閲覧又は謄写の請求
二 第一項の議事録が電磁的記録をもつて作成されているときは、当該電磁的記録に記録された事項を主務省令で定める方法により表示したものの閲覧又は謄写の請求

3. 定款例

-定款参考例による-

(総会の議事録)

第○条 総会の議事録は、書面又は総会の議事録は、書面又は電磁的記録をもって作成するものとする。
2 前項の議事録には、少なくとも次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1)招集年月日
(2)開催日時及び場所
(3)理事・監事の数及び出席理事・監事の数並びにその出席方法
(4)組合員数及び出席者数並びにその出席方法
(5)出席理事の氏名
(6)出席監事の氏名
(7)議長の氏名
(8)議事録の作成に係る職務を行った理事の氏名
(9)議事の経過の要領及びその結果(議案別の議決の結果、可決、否決の別及び賛否の議決権数)
(10)監事が、総会において監事の選任、解任若しくは辞任について述べた意見、総会提出資料に法令、定款違反若しくは、著しく不当な事項があるとして総会に報告した調査の結果又は総会において述べた監事の報酬等についての意見の内容の概要
(11)監事が報告した会計に関する議案又は決算関係書類に関する調査の結果の内容の概要(注)第2項(10)中の「総会提出資料に法令、定款違反若しくは、著しく不当な事項があるとして総会に報告した調査の結果」は、監事に業務監査権限を与える組合における規定であり、(11)は、監事の職務を会計に関するものに限定する組合における規定であるので、組合によって、適宜、選択する。

 

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