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理事会を開催した際、その議事について書面または電磁的記録をもって議事録を作成し、
出席した理事及び監事は、これに署名又は記名押印しなければなりません。
議事録に記載すべき事項は次のとおりです。

1. 要 旨

理事会の議事録は、理事の責任を明らかにする記録となるので、明瞭かつ克明に記載する必要がある。
議事録は、その名のとおり議事の記録であるから、議決された内容だけを記載するのでは足りず、提案、討議の内容、決議の方法およびその結果を記載する必要がある。とくに賛否の別は氏名を記載しておくことが大切である。議事録の末尾には出席した理事全員が記名捺印する。
この議事録の体裁は、総会のものに準じて作成されるのが好ましいが、理事会の開催が頻繁に行われる場合には帳簿を備え、これに記載していく方法が考えられる。なお、字句の訂正なども必ず印鑑を押捺して確認しておくことが必要である。

議事録には、少なくとも次に掲げる事項を記載しなければならないこととされている。

(1)招集年月日
(2)理事会が開催された日時及び場所(当該場所に存しない理事又は監事が理事会に出席をした場合における当該出席の方法を含む。)
(3)理事会が次に掲げるいずれかのものに該当するときは、その旨
①招集権者以外の理事による招集権者に対する理事会の招集請求による理事の請求を受けて招集されたもの
②前項の請求があった日から5日以内に、その請求があった日から2週間以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合に、その請求をした理事が招集したものである場合
(4)理事会の議事の経過の要領及びその結果
(5)決議を要する事項について特別の利害関係を有する理事があるときは、当該理事の氏名
(6)理事会に出席した理事又は監事の氏名
(7)理事会の議長の氏名
(8)次の各号に掲げる場合には、理事会の議事録は、当該各号に定める事項を内容とする。
①組合が、理事が理事会の決議の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき理事(当該事項について議決に加わることができるものに限る。)の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の理事会の決議があったものとみなした場合には、次に掲げる事項
ⅰ 理事会の決議があったものとみなされた事項の内容
ⅱ ⅰの事項の提案をした理事の氏名
ⅲ 理事会の決議があったものとみなされた日
ⅳ 議事録の作成に係る職務を行った理事の氏名
なお、書面又は電磁的記録により理事会の決議があったものとみなす場合には、理事会自体が開催されておらず、出席した理事が存しないので、理事会議事録には出席理事の署名又は記名押印が不要である。
②理事が理事の全員に対して理事会に報告すべき事項を通知し、当該事項を理事会へ報告することを要しないものとした場合には、次に掲げる事項
ⅰ 理事会への報告を要しないものとされた事項の内容
ⅱ 理事会への報告を要しないものとされた日
ⅲ 議事録の作成に係る職務を行った理事の氏名

2. 根拠法規

協同組合法第36条の7(会社法369条)

(理事会の議事録)

第36条の7 理事会の議事については、主務省令で定めるところにより、議事録を作成し、議事録が書面をもつて作成されているときは、出席した理事及び監事は、これに署名し、又は記名押印しなければならない。
2 前項の議事録が電磁的記録をもつて作成されている場合における当該電磁的記録に記録された事項については、主務省令で定める署名又は記名押印に代わる措置をとらなければならない。
3 組合は、理事会の日(前条第四項の規定により理事会の決議があつたものとみなされた日を含む。次項において同じ。)から十年間、第一項の議事録又は同条第四項の意思表示を記載し、若しくは記録した書面若しくは電磁的記録(以下この条において「議事録等」という。)をその主たる事務所に備え置かなければならない。
4 組合は、理事会の日から五年間、議事録等の写しをその従たる事務所に備え置かなければならない。ただし、当該議事録等が電磁的記録をもつて作成されている場合であつて、従たる事務所における次項第二号に掲げる請求に応じることを可能とするための措置として主務省令で定めるものをとつているときは、この限りでない。
5 組合員及び組合の債権者は、組合に対して、その業務取扱時間内は、いつでも、次に掲げる請求をすることができる。この場合においては、組合は、正当な理由がないのにこれを拒んではならない。
一 議事録等が書面をもつて作成されているときは、当該書面又は当該書面の写しの閲覧又は謄写の請求
二 議事録等が電磁的記録をもつて作成されているときは、当該電磁的記録に記録された事項を主務省令で定める方法により表示したものの閲覧又は謄写の請求

3. 定款例

-定款参考例による-
(理事会の議長及び議事録)

第○条 理事会においては、理事長がその議長となる。
2 理事会の議事録は、書面又は電磁的記録をもって作成し、出席した理事及び監事は、これに署名し、又は記名押印するものとし、電磁的記録をもって作成した場合には、出席した理事及び監事は、これに電子署名を付するものとする。
3 前項の議事録には、少なくとも次に掲げる事項を記載するものとする。
(1)招集年月日
(2)開催日時及び場所
(3)理事・監事の数及び出席理事・監事の数並びにその出席方法
(4)出席理事の氏名
(5)出席監事の氏名
(6)出席組合員の氏名
(7)議長の氏名
(8)決議事項に特別の利害関係を有する理事の氏名
(9)議事経過の要領及びその結果(議案別の議決の結果、可決、否決の別及び賛否の議決権数並びに賛成した理事の氏名及び反対した理事の氏名)
(10)監事が、理事が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認められるとき、又は法令若しくは定款に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときに理事会に報告した内容及び理事会に出席して述べた意見の内容の概要
(11)理事会の招集を請求し出席した組合員の意見の内容の概要
(12)本組合と取引をした理事の報告の内容の概要
(13)その他(理事会が次に掲げるいずれかのものに該当するときは、その旨)
① 招集権者以外の理事による招集権者に対する理事会の招集請求による理事の請求を受けて招集されたものである場合
② ①の請求があった日から5日以内に、その請求があった日から2週間以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合に、その請求をした理事が招集したものである場合
③ 監事の請求を受けて招集されたものである場合
④ ③の請求があった日から5日以内に、その請求があった日から2週間以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合に、その請求をした監事が招集したものである場合
⑤ 組合員の請求を受けて招集されたものである場合
⑥ ⑤の請求があった日から5日以内に、その請求があった日から2週間以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合に、その請求をした組合員が招集したものである場合
4 次の各号に掲げる場合の理事会の議事録は、当該各号に定める事項を内容とするものとする。
(1)理事が理事会の決議の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき理事(当該事項について議決に加わることができるものに限る。)の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をし、当該提案を可決する旨の理事会の決議があったものとみなした場合には、次に掲げる事項
① 理事会の決議があったものとみなされた事項の内容
② ①の事項の提案をした理事の氏名
③ 理事会の決議があったものとみなされた日
④ 議事録の作成に係る職務を行った理事の氏名
(2)理事が理事の全員に対して理事会に報告すべき事項を通知し、当該事項を理事会へ報告することを要しないものとした場合には、
次に掲げる事項
① 理事会への報告を要しないものとされた事項の内容
② 理事会への報告を要しないものとされた日
③ 議事録の作成に係る職務を行った理事の氏名(注)第3項(10)、(13)③、④は、監事に理事の業務監査権限を与える組合に対する規定であり、(6)、(11)、(13)⑤、⑥は、監事の職務を会計に関するものに限定している組合に対する規定であるので、組合によって、適宜、選択する。

 

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