おかやま中央会
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中小企業組合の通常総(代)会については、中小企業等協同組合法第46条（総会の招集）及び中小企業団体の組織に関する法律第47条（準用）において「通常総会は、定款の定めるところにより、毎事業年度1回招集しなければならない。」と規定されていますが、今般の新型コロナウイルス感染の発生状況を踏まえ、感染拡大を防止するという観点から、総(代)会の開催方法及び定款で規定する時期に通常総会及び理事会を開催できない場合についての相談が多く寄せられています。
皆様におかれましては、以下の点を踏まえてご対応頂きますようお願いいたします。

○ 書面決議書のみで総会の開催を代替することは不可であるため、会議体自体は設ける必要があります。しかしながら、書面、電磁的方法又は代理人をもって議決権を行使できる旨を定款で定めている組合においては、これらを活用して開催することにより、当日会場に参集する本人出席者数を少なくすることが可能になります。
○ 多数の組合員がいる組合では、開催することにより感染リスクが高くなると考えられる場合であって、書面等での議決権の行使を定款で定めていないなどやむを得ず延期を検討する場合には、所管行政庁に確認のうえ、開催が可能な時点で直ちに実施してください。
○ 理事会については、定款の「理事会の決議」の条文内に「理事が理事会の決議の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき理事（当該事項について議決に加わることができるものに限る。）の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の理事会の決議があったものとみなす。」の規定がある組合の場合、書面又は電磁的な方法で理事会の決議があったものとみなすことができます。
○ 今年度役員改選の必要がある組合については、役員の選出方法等が各組合の定款により異なるため一概には言えませんので、中央会までお問合せください。

書面議決書等の様式はこちら
 
なお、通常総(代)会の延期をしたことにより法人税等の申告及び納付期限の 問題が発生するおそれがある場合は、申告期限延長の特例申請等の取り扱いに ついて、事前に、所轄税務署までご相談ください。

（参考）国税庁の HP の新型コロナ関連 FAQ
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/kansensho/pdf/faq.pdf